Качество ведения исполнительной документации - одно из самых «слабых» мест в работе подрядных организаций, выявляемое в ходе проверок строящихся объектов органами государственного
строительного надзора. Степень этого качества является функцией наличия соответствующего опыта у линейных инженерно-технических работников (ИТР), темпов строительства, организации
контроля за управлением качеством строительства, ведением исполнительной документации и т.п.
И это можно понять – при управлении строительством в большинстве подрядных организаций исполнительная документация ведется в бумажном виде, документы заполняются вручную, в лучшем
случае - с использованием шаблонов Word и Excel. Большая часть данных повторяется от документа к документу, что позволяет их просто копировать, размножая, таким образом, и допущенные
ошибки, что в процессе эффективного управления строительством не допустимо.
Управление строительством - весьма сложный процесс, практически не оставляющий линейным ИТР времени на отслеживание изменений в законодательстве, поэтому многие подрядчики по сей день
используют даже устаревшие формы документов.
Огромные объемы документооборота часто не позволяют на должном уровне осуществлять контроль хода строительства.
Но так ли все безнадежно и есть ли современные способы повышения качества ведения исполнительной документации, и как следствие -эффективного управления строительства? Конечно, есть,
прежде всего, это введение в практику работы подрядных организаций специального прикладного программного обеспечения, алгоритмы которого содержат накопленный опыт ведения всей
используемой в строительстве документации, контроля исполнения документов, планирования и др.
Все это реализовано в программе автоматизированного ведения исполнительной и производственной документации «Стройформ: Строительный контроль», предназначенной для качественного
управления строительством.
Рассмотрим возможности практического применения программы «Стройформ» на некоторых этапах строительного производства.
В силу высокой материалоемкости строительство невозможно без поступления на объект материалов, причем организация их входного контроля в управлении строительства обязательна. Как правило,
это сводится к получению материала и сдаче накладных в бухгалтерию, в лучшем случае собираются сертификаты и предпринимаются периодические попытки ведения журнала входного контроля,
зачастую задним числом, что приводит к несоответствиям в записях исполнительной документации, что недопустимо в управлении строительством.
Такая практика в дальнейшем не может не сказаться, в частности, на этапах оформления актов освидетельствования скрытых работ, промежуточной приемки ответственных конструкций, другой
документации, где необходимы ссылки на документы качества материалов.
Ведению исполнительной документации на курсах повышения квалификации не обучают, реально этому можно научиться только у человека, который долгое время вел ее сам, управляя
строительством. Программа «Стройформ: Строительный контроль» - первая в России попытка аккумулирования таких знаний в рамках одной программы с той целью, чтобы эта информация стала
доступной для любого прораба, независимо от качества его образования, полученного производственного опыта, наличия толкового наставника и т. д.
Управляя качеством строительства, программа «Стройформ» автоматизирует (чем существенно ускоряет) процесс внесения в базу персонального компьютера информации о материалах, обязательно
напоминая, например, о пропуске важной информации (единица измерения, количество) при вводе товарно-транспортных накладных. Сканированный документ о качестве материала «привязывается» к
записи о поступившем материале, при этом бумажные оригиналы хранятся в ПТО или бухгалтерии. Все это заметно упрощает организацию управления строительством.
В единой базе «Стройформ» организовано держание данных, внесенных в разных местах и разное время, например, информация о качестве материалов вносится в базу данных в момент получения
материала на стройплощадке, а сканирование документов и их привязка к записям о материале производится камерально в офисе.
Дальше в ходе управления строительных работ материалы укладываются в дело. Будучи материально ответственным, производитель работ получает материал, организовывает работу персонала,
контролирует соблюдение строительных технологий (при условии, что он их знает). Даже, если у него имеется полный комплект проектной и рабочей документации, проекты производства работ,
технологические карты, схемы операционного и приемочного контроля – большая редкость в управлении строительством. Если они все-таки имеются на объекте, то, как правило, не привязаны к
реалиям конкретного объекта и не выполняют своей главной задачи - помочь производителю работ качественно производить работы и управлять строительством. На качественное (и своевременное)
управление строительством: ведение журналов работ, составление актов освидетельствования скрытых работ и промежуточной приемки ответственных конструкций у производителя работ, как правило,
или не хватает времени, или он просто не знает, как правильно это сделать, или он не склонен к камеральной работе.
Программа «Стройформ», при управлении строительством, позволяет автоматизировать ведение журналов работ, исключив однообразную работу по дублированию записей в разных документах. Например,
при выполнении каменной кладки в определенных осях и отметках в течение нескольких дней нет необходимости дублировать эту запись в журнале, достаточно двойным щелчком мыши один раз
включить эту работу в перечень работ с указанием дат ее производства и журнала, в котором это фиксируется, что управляя строительством очень удобно. Так же, организовывая управление
строительством, при составлении акта освидетельствования скрытых работ достаточно выбрать наименование работы, остальные необходимые данные (отметки, даты, участники освидетельствования,
номера документов качества) по указанной работе заполнятся автоматически, а сформированное название акта скрытых работ ляжет в реестр актов.
На основе актов скрытых работ, при управлении строительством, в «одно нажатие» заполняются акты освидетельствования ответственных конструкций. Аналогичная технология переноса информация
применяется при составлении актов разбивки осей на местности, освидетельствования геодезической разбивочной основы, освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения,
приемки подземной части здания (нулевого цикла) и т.д.
Кроме того, к работам привязываются проектная документация, исполнительные схемы, рабочие чертежи, результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний, технические условия,
акты испытаний и опробований и т.д., что очень удобно для качественного управления строительством.
К каждому документу прикрепляются сканированные оригиналы документов, чертежи, выполненные средствами AutoCAD, Word-документы, а также совершенно любые файлы. Таким образом, управляя
строительством, определившись с необходимой работой, пользователь получает по ней полную информацию, кроме того, ведение любого специального журнала работ превращается в один щелчок мышью
для каждой работы.
Описанная выше автоматизация управления строительством обеспечивает мониторинг состояния исполнительной документации. Во-первых, после ввода формируются оперативные отчеты, которые не
только показывают наличие ошибок и неточностей в управлении строительством, распределяя их по значимости, но и дают рекомендации по их исправлению. Во-вторых, программа предупреждает об
ошибках уже на этапе ввода данных, проверяя их по базе данных, которая имеет отношение к вводимой информации, и рассчитывает допустимые значения.
Выходные документы включают все традиционные используемые формы в управлении строительством, однако для учета дополнительных особенностей работы предприятия программа содержит генератор
отчетов, который позволяет сформировать под пользователя любой аналитический отчет.
Часто, в управлении строительством, в подрядной организации проблемно ведение проектной документации, понимание ее наличия, согласования и т.д. Иногда невозможно найти, у кого находится
нужный раздел, кто его проектировал, согласован ли он с Заказчиком, есть ли файлы с оригиналами чертежей и т.п.
Пользование программным комплексом позволяет решить данную проблему, обеспечивая идеальную организацию управления строительством: удобный поиск проектной документации, многоуровневое
ведение с необходимой вложенностью: том, раздел, книга, лист и т.д.
Помогая управлению строительством, программный комплекс «Стройформ» ведет документооборот в электронном виде с регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов и т.д.
Кроме того, программа содержит функцию автоматизированного формирования документов по шаблонам пользователя. Составление шаблона займет совсем немного времени, зато в дальнейшем по шаблону
документ формируется нажатием «одной кнопки», включая необходимые наименования, ФИО, адресатов и т.д., что очень удобно при управлении строительством.
Часто инспекторские проверки государственного строительного надзора выявляют наличие просроченной документации, что в управлении строительством является грубейшей ошибкой. Организовывая
качественное управление строительством, программа «Стройформ» решает эту задачу двумя способами: оперативный отчет с цветовым разделением и фильтрацией параметров документа, и
автоматическое напоминание ответственному лицу.
Программа позволяет оперативно руководить работой сотрудников, автоматически добавляя в планы их работы наложенные резолюции и поручения. Управляя качеством строительства, сотрудник
мгновенно извещается о новом задании, кроме того, программа напомнит ему о невыполненном поручении. Это позволяет каждому сотруднику эффективно планировать свою деятельность, а
руководителю - оперативно контролировать выполнение его поручений и планировать новые задания, качественно управляя строительством.
Программа «Стройформ» помогает эффективно управлять строительством, позволяя гибко реализовать проблему нумерации документов – пользователь самостоятельно настраивает нумерацию любых
документов, объектов и т.д., используя широкий ассортимент параметров для создания номера.
Разработка программы «Стройформ» была создана для улучшения качества управления строительством и ведется с использованием самых передовых технологий, в частности, модуль настройки и контроля прав доступа пользователей к информации весьма гибок, позволяет настраивать права доступа к документам не только для групп пользователей, но и для лиц, принимавших участие в его создании и дальнейших изменениях. В совокупности с журналом событий, фиксирующим все изменения в базе данных, легко установить исполнителя удаления или изменения документа, что важно при управлении строительством.
Программа управления строительством не содержит строгого требования работы на однотипных СУБД или в единой базе, поддерживая различные типы баз данных для локальных, сетевых и
интернет-режимов работы и обеспечивая перенос данных между различными СУБД.
Для удобства управления строительством был создан быстрый и удобный обмен между базами данных участников строительства, обеспечивая оперативную работу с подрядчиками (субподрядчиками) на
строящемся объекте. При этом базу данных можно вести на объекте, консолидировать всю информацию в офисе и после обработки передавать необходимую информацию Заказчику.
Достаточно объемный функционал не «утяжеляет» программу, она достаточно проста и интуитивно понятна пользователю.
Целью разработчиков было обеспечить эффективное управление строительством: гарантирование стабильной «командной» работы всем участникам системы контроля качества строительного производства,
максимальный учет интересов и подрядчиков, и заказчиков, и технического надзора. Столь интересующая заказчика объективность внесенной информации обеспечивается режимом «Экспертиза
исполнительной документации», отчет по которому содержит все допущенные в ней несоответствия, ошибки и пропуски, что позволяет своевременно приводить исполнительную документацию в
идеальный порядок, что крайне важно для качественного управления строительством. Этот режим весьма существенно сокращает время на проверку исполнительной документации, позволяя инспектору,
управляя качеством строительства, большее время находиться на самом строящемся объекте.
Организовывая управление качеством строительства, программа «Стройформ» предоставляет заказчику возможность осуществления оперативного контроля хода строительства объекта дистанционно
через Интернет-пространство, что позволяет внутренним службам организации, осуществляющим технический надзор и строительный контроль, незамедлительно мониторить состояние исполнительной
документации (журналы работ, акты освидетельствования срытых работ) без посещения объекта.
Ознакомиться с программой можно, обратившись на сайт компании www.stroyform.ru
